Hierdie opsie, skep 'n nuwe Stel Boeke van begin af sonder dat een van die reeds vooraf opgestelde Stelle Boeke as basis gebruik word. 

Die Stel Boeke wat met hierdie opsie geskep word, bevat slegs drie (3) rekeninge (d.i. Debiteurekontrole, Krediteurekontrole en Behoue Inkomste) in die Tabel van rekeninge, Die opstelling en konfigurasie van joernale, dokumente, ens., moet ook van die begin af geskep, konfigureer en gestel word.  

Dit word aanbeveel dat hierdie opsie deur gevorderde gebruikers behoort gebruik word.

Sodra 'n Stel Boeke met hierdie opsie geskep het, sal die Tabel van rekeninge slegs uit drie (3) rekeninge (d.i. Debiteurekontole, Krediteurekontrole en Behoue inkomste), bestaan. 

Jy sal al jou rekeninge (grootboek, bank, BTW, ens.) self moet skep of invoer. 

Die meeste van die Stelle Boeke wat in osFinancials beskikbaar is, bevat 3-karakters vir hoofrekeninge  in die Tabel van Rekeninge. Die Amerikaanse Stelle Boeke bevat 5-karakters vir hoofrekeninge. 

Hierdie opsie laat jou toe om 'n Stel Boeke met 4-karakters tot en met 8-karakters vir hoofrekeninge re skep:

  • 4-karakter Algemene Grootboek hoofrekening - sleutel 'n 4-karakter numeriese kode vir jou Krediteure-, Debiteurkontrole rekeninge en die Behoue Inkomsterekening in (byvoorbeeld. 9000, 7000 en 5100).
  • 5-karakter Algemene Grootboek hoofrekening - sleutel 'n 5-karakter numeriese kode vir jou Krediteure-, Debiteurkontrole rekeninge en die Behoue Inkomsterekening in (byvoorbeeld. 90000, 70000 en 51000).).
  • 6-karakter Algemene Grootboek hoofrekening - sleutel 'n 6-karakter numeriese kode vir jou Krediteure-, Debiteurkontrole rekeninge en die Behoue Inkomsterekening in (byvoorbeeld. 900000, 700000 en 510000).
  • 7-karakter Algemene Grootboek hoofrekening - sleutel 'n 7-karakter numeriese kode vir jou Krediteure-, Debiteurkontrole rekeninge en die Behoue Inkomsterekening in (byvoorbeeld. 9000000, 7000000 en 5100000).
  • 8-karakter Algemene Grootboek hoofrekening - sleutel 'n 8-karakter numeriese kode vir jou Krediteure-, Debiteurkontrole rekeninge en die Behoue Inkomsterekening in (byvoorbeeld. 90000000, 70000000 en 51000000).

Dié kodes of nommers vir rekeninge in die Tabel van Rekeninge moet sorgvuldig beplan en gestruktureer word. 

Om 'n Stel Boeke met die Pasmaak jou eie Stel Boeke (Gevorderd) te skep:

  1. Druk F10; of op die Begin-duimgids, kies Skep Stel Boeke.   
  2. Kies "Pasmaak jou eie stel Boeke (Gevorderd)?"

  1. Kliek Volgende.
  2. Sleutel die naam vir jou Stel Boeke in. 

Kyk na die plek (omslag) waarin die Stel Boeke geskep sal word. Dit sal die "...\books\" omslag van jou osFinancials installasie wees. Indien jy die Stel Boeke op 'n ander plek wil skep, kliek op die Rondsoek knoppie. 

Die naam moet nie reeds bestaan nie en mag nie langer as 50 karakters wees nie. Hierdie naam sal jou help om jou Stel Boeke op jou stelsel te identifiseer en jy sal hierdie naam moet kies wanneer jy die Stel Boeke moet oopmaak of ander funksies op die Stel Boeke moet uitvoer. 
  1. Kliek Volgende.
  2. Die verstek "Rekening karakters" is 3. Stel die aantal karakters.  

Die meeste van die Stelle Boeke wat in osFinancials beskikbaar is, bevat 3-karakters vir hoofrekeninge  in die Tabel van Rekeninge. Die Amerikaanse Stelle Boeke bevat 5-karakters vir hoofrekeninge. 

Hierdie opsie laat jou toe om 'n Stel Boeke met 4-karakters tot en met 8-karakters vir hoofrekeninge re skep:

  • 4-karakter Algemene Grootboek hoofrekening - sleutel 'n 4-karakter numeriese kode vir jou Krediteure-, Debiteurkontrole rekeninge en die Behoue Inkomsterekening in (byvoorbeeld. 9000, 7000 en 5100).
  • 5-karakter Algemene Grootboek hoofrekening - sleutel 'n 5-karakter numeriese kode vir jou Krediteure-, Debiteurkontrole rekeninge en die Behoue Inkomsterekening in (byvoorbeeld. 90000, 70000 en 51000).).
  • 6-karakter Algemene Grootboek hoofrekening - sleutel 'n 6-karakter numeriese kode vir jou Krediteure-, Debiteurkontrole rekeninge en die Behoue Inkomsterekening in (byvoorbeeld. 900000, 700000 en 510000).
  • 7-karakter Algemene Grootboek hoofrekening - sleutel 'n 7-karakter numeriese kode vir jou Krediteure-, Debiteurkontrole rekeninge en die Behoue Inkomsterekening in (byvoorbeeld. 9000000, 7000000 en 5100000).
  • 8-karakter Algemene Grootboek hoofrekening - sleutel 'n 8-karakter numeriese kode vir jou Krediteure-, Debiteurkontrole rekeninge en die Behoue Inkomsterekening in (byvoorbeeld. 90000000, 70000000 en 51000000).

Dié kodes of nommers vir rekeninge in die Tabel van Rekeninge moet sorgvuldig beplan en gestruktureer word. 
  1. Sleutel die numeriese rekeningkodes vir die aantal karakters in (byvoorbeeld, 700 vir die Debiteurekontole, 900 vir die Krediteurekontrole en 510 vir die Behoue inkomste rekening) in. 
  2. Kliek op die Volgende knoppie. Elke keer wat jy op die Volgende knoppie, kliek, sal die volgende skerms geïnisieer word:
    1. Opstel onderneming - Hier word die onderneming se besonderhede soos die adres, e-posadres, kontaknommers, onderneming se registrasie- en BTW-registrasienommers, ens. ingesleutel.  Dit sal op verslae, lyste en dokumente vertoon word. Jy kan ook kies of jy verslae, dokumente en lyste outomaties na die skerm, drukker, lêer, faksimilee of e-pos gedruk moet word. Jy kan ook die jou “Windows” bedryfstelsel se datum- en geldeenheid formate hier stel. Jy kan ook jou onderneming se logo wat jy op dokumente en rekeningstate wil vertoon, hier laai. 
    2. Finansiële periodes - Stel die aantal maande en die begin van jou finansiële jaar. Jy kan ook kies om die postering van transaksies (in joernale en dokumente) vir spesifieke periodes in die huidige jaar asook vorige jare te blokkeer.

Voordat die "Finansiële periodes" skerm vertoon word, sal daar 'n boodskap vertoon word. 

"Periods are not there"

Kliek Goed om die "Finansiële periodes" skerm te vertoon.

Die begindatum van die finansiële jaar is die eerste dag van die kalendermaand waarin die Stel Boeke (Gevorderde opsie) geskep word. Indien dit word byvoorbeeld op 20 Augustus 2021 geskep word, sal die begindatum 1 Augustus 2021, ens., wees.
    1. Joernaaltipes - Skep, skrap of stel die opsies vir joernale waarin jy transaksies in joernale wil prosesseer. Jy kan ook joernaaltipes aan verkoopsdokumente (d.i. fakture, en kredietnotas) asook aankoopdokumente (d.i. aankope en verskafferretoere) koppel (Opstel → Dokumente) waarin die transaksies wat in dokumente gegenereer word, na die grootboek te posteer. 
    2. Groepe - Jy kan tot twee (2) verslaggroepe vir jou algemene grootboekrekeninge, debiteure, krediteure, voorraaditems en dokumente stel. Jy kan dan dié verslaggroepe benut om wanneer jy rekeninge, krediteure, debiteure, voorraaditems skep, of dokumente prosesseer, deur ‘n spesifieke verslaggroep te kies. Wanneer jy verslae druk, kan jy ook verslae of dokumente vir ‘n spesifieke verslaggroep druk, of die volgorde waarvolgens die verslaggroepe op verslae vertoon moet word, kies.  
    3. Verkoopspersoon - Skep of skrap verkoopspersone wat jou voorraaditems of dienste sal verkoop, te skep of te skrap. Dié verkoopspersone kan gekies word wanneer verkoopsdokumente (fakture, kredietnotas en kwotasies) wat op ‘n debiteur (kliënt / klant) betrekking het, geprosesseer word. Dié verkoopspersone kan ook vir aankoopdokumente (bestellings, aankope en verskafferretoere) gekies word.
    4. Opstel dokumente - Stel die verstek opstelling vir jou verkoopsdokumente (d.i. kwotasies, fakture en kredietnotas) asook aankoopdokumente (d.i. bestellings, aankope en verskafferretoere). Jy kan ook joernaaltipes waarin jy die transaksies wat jy op dié dokumente invoer, na die grootboek opdateer gaan word, stel. Jy kan ook die opskrifte en boodskappe spesifiseer wat jy op die dokumente en rekeningstate vir debiteure (kliënte / klante) wil laat druk, asook of jy die standaard logo, indien jy dit opgestel het, op die dokumente moet vertoon. Indien jy op die Bladsy opstel knoppie kliek, sal die "Dialoog" skerm vertoon word waar jy die drukker kan stel of spesifiseer. Jy kan ook kies om dokumente outomaties na die grootboek te posteer wanneer joernale gedruk word.
    5. Opstel voorraad - Jy kan die eenhede van voorraaditems vir goedere en dienste definieer, die verkooppryse se beskrywings definieer. Jy kan ook die Koste van verkope opstel. Daar is ook verskeie opsies om voorraad en dokument prosessering stel. 
  1. Kliek op die Volgende knoppie. 

  1. Kliek Voltooi. Die nuwe gevorderde Stel Boeke sal outomaties, in Engels ("English") verstek taal, oopgemaak word. 

Voordat jy met enige verwerking kan begin, moet jy jou algemene grootboekrekeninge, bankrekening, belastingrekeninge, debiteurerekeninge, krediteurerekeninge, ens. skep en jou instellings en parameters nagaan of verander. Dit behoort nie baie tyd te neem nie, maar kan jou baie ekstra werk en frustrasie bespaar, aangesien die sleutel tot sukses in jou verwerking en verslae in die opstel van die osFinancials5-program is.

Dit word sterk aanbeveel dat jy die volgende aksies neem voordat begin om jou rekeninggroepe, rekeninge dokumente ens. begin konfigureer: 

  1. Stel Taal  (Opstel-duimgids, kies Toegangsbeheer). 
  2. De-aktiveer die Bankinvoer inprop-program (indien jy nie Bank-inprop gaan gebruik nie).
  3. Vertaal en pasmaak die rekeningtipes, dokumenttipes, groepe, ens. ("Types" - Gereedskap → Pasmaak taal Opstel-duimgids). 


Stappe nadat die Pasmaak jou eie Stel Boeke (Gevorderd), geskep is

Stel Taal

Die nuwe gevorderde Stel Boeke sal outomaties in Engels ("English") verstek taal oopgemaak word. Indien jy in Afrikaans of 'n ander taal wil werk, moet jy die Stel Boeke vir die Taal stel. 

Om 'n Taal vir 'n Stel Boeke te stel:

  1. Op die Opstel-duimgids, kies Toegangsbeheer.  
  2. Op die Standaard sekuriteit-duimgids (verstek), kies die taal (d.i. "af-Afrikaans"). 
  3. Kliek Pas toe en maak die "Toegangsbeheer" skerm toe.
  4. Maak die Stel Boeke weer oop. 

De-aktiveer die  Bankinvoer inprop-program

By verstek, is die Bankinvoer inprop-program se stelling geaktiveer.  

Die Bankinvoer inprop-program is 'n kommersiële produk. 

Jy kan dan die transaksies vanaf jou bankstate invoer en die toewysings outomatiseer. Die proses sal jou aansienlik tyd spaar. 

Indien jy nie die Bankinvoer inprop-program nie wil gebruik nie moet jy dit onaktief stel deur die "Verstek bankrekonsiliasie metode" veld in Opstel → Dataparameters op die Opstel-duimgids) kies (merk).

Wysig name vir Dokument-tipes  

Jy moet ook van die etikette en rekords se name wysig:

Verander die beskrywings op die Tipes-oortjie op Gereedskap → Pasmaak taal (Opstel-duimgids). As jy 'n ander taal as Engels het, moet jy die beskrywings vir jou taal of spesifieke vereistes vertaal.

Dokument-tipes

Die Dokumente op die Dokumente skerm sal in Engels vertoon en nie met die Dokumente se beskrywings ooreenstem nie.  









Om dit reg te stel:

  1. Op die Opstel-duimgids, kies Gereedskap → Pasmaak taal.
  2. Kliek op die Types-duimgids. 
  3. Vertaal en wysig die beskrywings in die "Types" tabel vir jou Stel Boeke en taal. 
  4. Die opsies is soos volg:
    1. Rekeningtipes
      1. General Ledger
      2. Debtor
      3. Creditor
      4. Bank Account
      5. Tax Account
    2. Dokumenttipes
      1. Invoice
      2. Credit Note
      3. Purchase
      4. Goods Returned
      5. Quote
      6. Order

Hierdie dokumenttipes moet in die enkelvoud wees aangesien die opskrifte op sekere uitlglêers sal druk. 

Indien jy vir 'n debiteur (kliënt / klant) 'n faktuur stuur moet daar die op die FAKTURE vertoon word nie. 
    1. Adjustment
    2. Statement
    3. Remiitance
    4. Delivery Note
    5. Groepe - Die beskrywings van jou rekeninggroepe wat hier vertaal of volgens jou behoeftes aangepas is, sal die Opskrifte van jou groepe (Opstel → Groepe (Opstel-duimgids)  wees. 
      1. Account Reporting Group 1 Name
      2. Account Reporting Group 2 Name
      3. Debtor Reporting Group 1 Name
      4. Debtor Reporting Group 2 Name
      5. Creditor Reporting Group 1 Name
      6. Creditor Reporting Group 2 Name
      7. Stock Reporting Group 1 Name
      8. Stock Reporting Group 2 Name
      9. Document Reporting Group 1 Name
      10. Document Reporting Group 2 Name
      11. Payment Type Name
      12. Salesman
    6. Serial Number
    7. Financial Entry 

Die res van die items in die "Types"-duimgids is Kleure (temas) en velde vir die Verslagskrywer wat slegs op TurboCASH3 en TurboCASH4 betrekking het. Dit is nie op  osFinancials4 of TurboCASH5 van toepassing nie.

Die Groepe vir Projekte, Kostesentrum 1, Kostesentrum 2 en Tale, is nie met die Pasmaak jou eie Stel Boeke (Gevorderd)? opsie beskikbaar nie. Jy sal die Groepe met die SQLBrowser inprop-program kan skep. 

Om Groepe vir Projekte, Kostesentrum 1 en Kostesentrum 2 en Tale te skep

As jy van plan is om Projekte, Kostesentrums en/of Meertalige Stel Boeke te gebruik, moet jy hierdie Groepe hand-matig byvoeg.

Om ontbrekende groepe by te voeg: 

  1. Begin die SQL Blaaier (SQL Browser) inprop Plugins → Gereedskap → SQLBrowser op die Opstel-duimgids. 
  2. Kies die "TYPES" tabel.

  1. Die laaster rekord is "WTYPEID" - 93 in die "TYPES" tabel. Voeg 'n nuwe rekord in (Jy kan ook die af-pyltjie op jou sleutelbord gebruik).
  2. Groepe skep - Tik die volgende groepe in en kies 2 in die "WTYPEPARENT"-kolom: 
    • 1000 - Projekte
    • 1002 - Kostesentrum 1
    • 1003 - Kostesentrum 2
    • 1004 - Tale 
  1. Papier tipes skep - Tik die volgende groepe in en sleutel 5 in die "WTYPEPARENT"-kolom: 
    • 55 - Kontantstrokie
    • 56 - Nuwe gewoon
  1. Maak die SQLBrowser toe.

SQLBrowser - Manual - Shop - Once-off license -

Aktiveer die SQLBrowser-inprop in Gereedskap → Aktiveer inproppe (kies Tools → SQLBrowser en klik Aktiveer inprop) op die Opstel-duimgids).

Die groepe sal bygevoeg word op Opstelling → Groepe (Opstel-duimgids).

Voordat jy met enige verwerking kan begin, moet jy jou algemene grootboekrekeninge, bankrekening, belastingrekeninge, debiteurerekeninge, krediteurerekeninge, ens. skep en jou instellings en parameters nagaan of verander. Dit behoort nie baie tyd te neem nie, maar kan jou baie ekstra werk en frustrasie bespaar, aangesien die sleutel tot sukses in jou verwerking en verslae in die opstel van die osFinancials5-program is.