Hierdie opsie laat jou toe om die alle data (instellings, meesterlêers (d.w.s. rekeninge, debiteure, krediteure, voorraaditems), transaksies in joernale (gepos en ongepos), dokumente (bygewerk of nie opgedateer), begrotings, wederkerende transaksies te kopieer, ens.) in die Stel Boeke waaruit hierdie kenmerk geïnisieer word. Hierdie kenmerk sal al die data in 'n huidige Stel Boeke invoer. Dit sal al die lêers in die aktiewe (oopgemaakte) Stel Boeke waaruit die Kopieer uit Stel Boeke-opsie begin is, vervang met dié van die geselekteerde Stel Boeke.

Hierdie funksionaliteit sal 2 identiese Stelle Boeke op jou stelsel skep. Die data, verslae, ens., sal presies dieselfde wees vir beide die Stelle Boeke (gekopieer van en in gekopieer).

Indien jy 'n nuwe Stel Boeke wil skep, kan jy die volgende opsies op die Begin-duimgids gebruik: 

Hierdie aksie kan nie ontdoen word nie. Sodra jy 'n ander Stel Boeke na die aktiewe (oop gemaakte) Stel Boeke gekopieer het, sal alle bestaande data verlore gaan en met nuwe data vervang word. Voordat jy hierdie funksionaliteit begin gebruik, is dit raadsaam om - 

  • Maak absoluut seker dat die korrekte Stel Boeke oopgemaak is. 
  • Maak enige rugsteun van die Stel Boeke, indien nodig. 
  • Doen 'n Data integriteitstoets op die Stel Boeke waarvan jy wil kopieer, om seker te maak dat die Stel Boeke nie beskadig is nie.

Om data vanaf 'n Stel Boeke te kopieer:

  1. Klik op die Globale prosesse → Kopieer vanaf 'n Stel Boeke. Die volgende bevestiging skerm sal vertoon word:

  1. As jy absoluut seker is, merk die "Ek het dié instruksie gelees en ek verstaan die aksie!" veld. Die Ja- en Nee-knoppies sal dan op hierdie skerm beskikbaar wees.

  1. Klik slegs op die Ja-knoppie as jy absoluut seker is.

As jy op die Nee-knoppie klik, sal dié proses gekanselleer word.

Op hierdie bevestigings-boodskap het jy die laaste kans om die skoonmaakproses te kanselleer. As jy op die Ja-knoppie klik, sal die proses beëindig word.
  1. Klik op die Ja-knoppie om al die data in die oop (aktiewe) Stel Boeke te vervang. Die "Stel Boeke"-skerm (dieselfde skerm as die een om 'n Stel Boeke oop te maak) word vertoon:

As 'n Stel Boeke nie in die .../books of ander gids is waar osFinancials5 geïnstalleer is nie, (elders op jou stelsel) word die naam van die Stel Boeke in 'n blou font-kleur vertoon.
  1. Kies die Stel Boeke waaruit jy die data wil kopieer. 

As die Stel Boeke waarvan jy moet kopieer, nie op die "Stel Boeke"-skerm gelys is nie, klik op die Rondsoek-ikoon om uit enige ander plek op jou stelsel te kies.

Jy kan op die Eienskappe-ikoon klik om die houergids te sien vir die Stel Boeke wat op die lys gekies is. As jy op die Eienskappe-ikoon klik, word die volgende skerm vertoon: 

Sodra jy klaar is, klik op die Kanselleer-knoppie om hierdie skerm toe te maak (verlaat).
  1. Klik op die Maak oop-knoppie. Al die data in die geselekteerde Stel Boeke sal ingevoer word (vervang alle bestaande data) na die Stel Boeke waarin jy werk.

Sodra hierdie proses voltooi is, word dit aanbeveel dat: - 

  • Doen 'n Dataintegriteitoets op dié Stel Boeke, om seker te maak dat die Stel Boeke nie beskadig is nie. 
  • Genereer 'n paar verslae om seker te maak dat die data korrek is. Jy kan byvoorbeeld 'n proefbalans op beide Stelle Boeke druk om die syfers te vergelyk.