Jy kan afsprake of dienste (byvoorbeeld arbeid, konsultasie fooie, ens.), waarvoor jy 'n bedrag per uur vra, vir debiteure (kliënte / klante) skeduleer.  

Indien jy 'n debiteur (kliënt / klant) wil faktureer vir dienste gelewer op 'n uurlikse basis (bv. konsultasie, ens.), kan jy die "Ure" kategorie gebruik om kwotasies (fakture) met 'n paar muis-klikke te skeduleer en te verwerk. Die Kalender (Beplanner) is die elektroniese dagboek, tydstaat, wat die fakturering van jou debiteure (kliënte / klante) integreer.

Jy kan ook 'n aanmaning stel (d.i. minute, tot 8 ure, tot 6 dae en 1 week) om jou te herinner wanneer jy die afspraak moet nakom en die fakture moet prosesseer. Die aanmaning-skerm vir die afspraak sal outomaties vertoon word om jou betyds aan jou afsprake herinner en om die fakture te genereer. 

Eerstens, wanneer jy die afsprake maak of skeduleer, sal daar 'n kwotasie gegenereer word. Sodra die afspraak nagekom is en die dienste is gelewer, kan jy die kwotasie na 'n faktuur omskep. Jy kan dan die faktuur wysig, indien nodig, dit druk en aan jou debiteure (kliënte / klante) stuur.

Byvoorbeeld, indien dié ure afspraak met 'n debiteur (kliënt / klant) vir 3 ure geskeduleer was, kan jy die faktuur na 2 ure wysig indien dit slegs 2 ure geneem het om die diens te voltooi.

Hierdie opsie genereer kwotasies en nie fakture nie. Die rede hiervoor is:

  • Kwotasies word gebruik om die uurlikse dienste in die toekoms te skeduleer.
  • Sodra die diens gelewer is, word die kwotasies geredigeer en bevestig (omgeskakel na fakture).
  • Jy kan ook die faktuur op die Dokumente-oortjie van die Debiteurerekening (Verstek-duimgids) bekyk en druk. Sodra die faktuur na die grootboek opgedateer (geposteer) is, sal dit as 'n debiettransaksie op die Transaksies-oortjie van die Debiteurerekening gelys word.
  • Jy kan ook 'n spesifieke persoon (verkoper) kies wat hierdie dienste sal lewer.

Skeduleer die ure afspraak 

Om kwotasies vir ure te skeduleer:

  1. Kies 'n datum en regs-kliek op 'n tyd gleuf. Op die konteks-kieslys, kies die “Voeg afspraak by...” opsie. Die “Ongetiteld – Afspraak” skerm sal vertoon word.
  2. Kies die “Ure” kategorie. 'n “Ure” veld sal op die “Ongetiteld – Afspraak” skerm vertoon word.

  1. Kies die volgende opsies: 
    1. Onderwerp - Laat blanko. Die debiteurkode, naam, asook die naam van die verkoopspersoon sal outomaties in dié veld vertoon word, wanneer jy die debiteure en verkoopspersoon kies. 
    2. Kategorie - Kies “Ure”.
    3. Ure - Kliek en kies 'n debiteurrekening.
    4. Verkoopspersoon - Kies die verkoopspersoon of gebruiker wat die afspraak moet nakom.
    5. “Location”: Kies die pos- of afleweringsadres. 
    6. “Processno.”: Laat blanko. 
  2. Skeduleer die tyd, waar van toepassing:
    1. Hele dag afspraak - Indien die afspraak die heel dag sal duur, kan jy dié opsie kies.
    2. Begintyd - Die datum en tyd van die tyd gleuf wat jy gekies het, sal outomaties vertoon word. 
    3. Eindtyd - Die datum en tyd van die tyd gleuf wat jy gekies het, sal outomaties vertoon word. Indien dit nie korrek is nie, kan jy dit wysig. 
    4. Afspraak herhaling - Laat op “Geen”. Indien jy enige ander opsie kies, sal 'n fout-boodskap vertoon word dat ure nie nie herhaal kan word nie.
    5. Aanmaning - Jy kan die “Minute, Ure” of “Dae” stel om jou vroegtydig te herinner om die afspraak na te kom.
    6. Notas - Jy kan egter enige notas of addisionele inligting hier (onder die Aanmaning gedeelte van dié skerm) insleutel.
  3. Kliek Goed om dié afspraak te stoor en tot die kalender te voeg. Jy kan dan dié afspraak redigeer, indien nodig. 

Prosesseer fakture vir ure

Nadat die Ure afspraak kategorie geskeduleer is, kan jy kwotasies vir die afsprake met jou debiteure (kliënte / klante) skep. 

Om kwotasies vir die ure afsprake te skep:

  1. Sodra jy gereed is om dié kwotasie te skep, kliek op die Skep fakture vir ure knoppie. 

  1. Die “Ure tussen datums” skerm word vertoon:  

  1. Kies die datums in die “Vanaf datum” en “Tot datum” velde. 
  2. Kies die Voorraaditem.
  3. Kliek Goed om die kwotasies te genereer. Sodra dié proses voltooi is, sal 'n bevestiging-boodskap vertoon word. 

"Kwotasie(s) gegenereer!”

  1. Kliek Goed op die boodskap skerm. 

Redigeer die kwotasies vir ure

Nadat die kwotasies geskep is kan jy dit redigeer, indien nodig.

Om 'n kwotasie wat vanaf skep fakture vir ure in die kalender geskep is, te redigeer:

  1. Druk F6, of op die Verstek-duimgids, dubbel-kliek op Dokumente. Kies “Kwotasie”, indien nie reeds vertoon word nie.

Jy kan ook op die Verstek-duimgids kliek en Dokumente → Faktuur kies.
  1. Kies die kwotasie vir die debiteur (kliënt / klant) rekening wat vir Ure gegenereer is.  
  2. Kliek op die Redigeer knoppie. 

  1. Redigeer die kwotasie, indien nodig.
  2. Jy kan Kommentaar en / of Opmerkings tot die kwotasie voeg, indien nodig.
  3. Jy kan die kwotasie druk en aan die debiteur (kliënt / klant) stuur. 

Omskep die kwotasies vir ure na 'n faktuur

Nadat die afspraak nagekom is (afgehandel is), moet die kwotasie bevestig en na 'n faktuur omskep word.

Om 'n kwotasie te bevestig en na 'n faktuur te omskep:

Jy kan ook kwotasies op die Invoer → Bevestig opsie (Verstek-duimgids) bevestig en na 'n fakture omskep. 
  1. Druk F6, of op die Verstek-duimgids, dubbel-kliek op Dokumente. Kies “Kwotasie”, indien nie reeds vertoon word nie.

Jy kan ook op die Verstek-duimgids kliek en Invoer → Kwotasies kies.
  1. Kies die Kwotasie, en regs-kliek.

  1. Op die konteks-kieslys, kies die “Bevestig kwotasies en bestellings” opsie. 'n Bevestiging-boodskapsal vertoon word. 

“Wil jy voortgaan?” 

  1. Kliek Ja. 'n Volgende bevestiging-boodskap sal vertoon word. 

“Wil jy graag dié kwotasie skrap?”

  1. Kliek Nee om nie dié kwotasie te skrap nie. 

Indien jy op Nee kliek, sal dié kwotasie steeds beskikbaar wees. Jy kan dan die kwotasie redigeer, kopieer, dié rekening verander, ens. alvorens jy dié kwotasie na 'n faktuur omskep. 

Indien jy op Ja kliek, sal die kwotasie permanent van jou stelsel verwyder word. 

Jy kan ook kwotasies in die Redigeer → Dokumente (Verstek-duimgids) skrap.
  1. Kliek op Ja. 'n Inligtings-boodskap, byvoorbeeld, sal vertoon word.

"Dokument(e) geskep FA000010 D100010 Mnr. AB Green”

  1. Kliek Goed. Jy kan die faktuur redigeer, indien nodig.


Redigeer faktuur vir ure wat vanaf bevestigde kwotasies omskep is

Om 'n faktuur wat vanaf 'n kwotasie omskep is, te redigeer:

  1. Druk F6, of op die Verstek-duimgids, dubbel-kliek op Dokumente. Kies “Faktuur”.

Jy kan ook op die Verstek-duimgids kliek en Invoer → Fakture kies.
  1. Kies die faktuur vir die debiteurrekening en kliek op die Redigeer knoppie. Die faktuur was outomaties geskep toe die kwotasie bevestig en na 'n faktuur omskep is.

Die kwotasie-nommer, wat bevestig en na dié faktuur omskep is, sal in die laaste (d.i. die derde) boodskap veld vertoon word.
  1. Sleutel in en / of kies die volgende opsies:
    1. Jou verwysing - Indien jy die verwysingsnommer nie op die kwotasie ingesleutel het nie,kan jy dit nou insleutel, indien beskikbaar.
    2. Verkoopspersoon - Maak seker dat die korrekte verkoopspersoon, wat die diens gelewer het, vertoon word. 
    3. Datum - Dié stelsel-datum behoort vertoon te word. Indien nie korrek nie, kan jy die korrekte datum kies. 
  2. Al die besonderhede van die oorspronklike kwotasie sal op dié faktuur vertoon word. Maak seker dat alle besonderhede korrek is. Jy kan dit wysig, indien nodig.
  3. Kliek Goed. 'n Bevestiging-boodskap  sal vertoon word.

"Wil jy dié faktuur nou druk?”

  1. Indien jy dié faktuur wil druk, kliek Ja. 

Hierdie kwotasie kan op die volgende opsies bekyk word:

  • Dokumentinvoer-skerm - as ongeposteer (d.w.s. nie omgeskakel na 'n faktuur is nie).
  • Projekte op die lys van 'n geselekteerde projek.
  • Dokumente-oortjie van die Debiteur (kliënt / klant) rekening. Sodra die kwotasie bevestig is (omgeskakel na 'n faktuur en die faktuur is na die grootboek opgedateer (geposteer), sal dit as 'n debiettransaksie op die Transaksies-oortjie van die Debiteurerekening gelys word.
  • Jy sal dalk die verwysings moet wysig, bv. voeg  opmerking(s) by, verander die ure, ens. verander die Projekkode (indien projekte geaktiveer is), voordat dit na 'n faktuur omgeskakel word.

Die Ure – Gebeurtenis sal in Pers (Magenta) kleur op die tydgleuf van die geskeduleerde dag vertoon word. Die Dag in die kalender sal ook onderstreep en in 'n Pers (Magenta) font vertoon word.